もう絶対残業しない！失敗しない計画を立てるには必ず「これ」を盛り込め
どれだけ計画を立てても失敗して残業しちゃう
どうすればいいの？
わかりました。その疑問に答えましょう
今回は
なぜあなたの計画は失敗しやすいのか
挫折しない計画の立て方を紹介していきます
計画立てるのが苦手な方
何度計画を作ってもうまくいかず
働き方を見直したい方には必見の内容です
なぜ計画を立ててもうまくいかないのか？
計画を立てても上手くいかない
もっとも大きな要因は
計画外の仕事や作業が発生するからです
例えば
クレーム対応などの顧客対応が主だと思います
他には上司から仕事を振られるなど
計画していない仕事を振られることで
時間がなくなってしまい
計画通りにいかなくなります
仕事を押し付けられる
急に明日までの仕事を押し付けれた経験がないでしょうか？
明日までの仕事を前日に振ってる時点で
上司に計画性がないです
上司の頼みを断れず
結局残業で埋め合わせしたりすることになり
残業しても計画が間に合わなくなった方もいると思います
計画にイレギュラーがあると
計画がうなくいきずらいです
イレギュラーに対応できず失敗する理由
なぜイレギュラーに対応できないのか？
それは計画の立て方スケジュールの立て方に問題があります
スケジュール詰めすぎ
もっとも問題なのが
スケジュールの詰めすぎです
多くの企業は
やたらとスケジュールを埋めたがります
このスケジュールを埋めてしまうのが
計画がうまくいかないもっとも大きな要因です
スケジュールを埋めてしまうと
イレギュラーに対策できなくなります
スケジュールを埋めすぎると発生する問題
例えば
ある問題が発生します
- どのような問題かを確認し
電話で謝罪を行う - その後の対応について
明日再度連絡を入れる
これだけでも
かなりの時間がかかります
さらに問題の対応について
長い会議が始まったりしたら
もう計画は修正不可になるでしょう
スケジュールを埋めると
仕事しているという気になるだけです
しかし
スケジュールを埋めて計画がうまくいくのは
全くのイレギュラーがなく
作業に一切つまずかなかった時だけで
そんな状況はほぼないと思われます
さらに
計画がつまずくと
重大な心理的問題が発生します
ではその内容を説明する
計画がつまずくと計画がどうにでもなる？
を見ていきましょう
計画が崩れるとどうにでもよくなる？
一度計画につまずくと
計画が「どうでもよく」なります
そして
残業をして計画を見ず、修正もせず
目の前のことをこなすだけになります
このような心理状態を
どうにでもなれ効果と呼びます
私が一緒に仕事したゴミ上司
私がある企業にいた時
「計画なんて一つ失敗したら終わりだから」
と言いつつ
詰め詰めの計画を毎回提出させ
それ以降一切計画を確認しない人がいました。
そんな人に計画を提出するだけ無駄ですが
間違いなくこの心理状態になっています
zakkuri-gakusyu-blog.hatenablog.com
このように
計画を詰めすぎて
イレギュラーが発生しうまくいかなくなると
どうにでもなれ効果の心理状態になり
計画を一切考慮せず行動するようになります
この方法で計画は成功する
じゃあ、どういう風に計画を立てればいいの？
if-thenプランニングを使うんだ
if-thenプランニングってなに？
if-thenプランニングをざっくりいうと
もし問題が起きたら
どう行動するかを先に計画にいれることだ
では
詳しく見ていきましょう
失敗しない計画を立てる方法
if-thenプランニングで計画を立てる方法は
イレギュラーや予測される問題を
スケジュールに入れることです
いままでの経験や
最近の仕事の状況を見て
どんなイレギュラーが発生しやすいかを予測します
例えば、最近部長が
やたら書類の作成をお願いしてくることが多いとします
なので
発生するかもしれないイレギュラーを
部長が書類作成を依頼してくるとします
前回書類作成をした時
どれくらい時間がかかったかを思い出し
計画に書類作成の時間をあらかじめ入れておきます
イレギュラーを設定するメリット
計画に予測されるイレギュラーを設定しておけば
そのイレギュラーが発生しても対応することができます
もしそのイレギュラーが起きなければ
他の作業に充てたり
予測以外のイレギュラーが出たときに
その時間に対応することができます
なので
イレギュラーを計画に盛り込んでおくことが重要になります
では、今紹介した方法と似ていますが
スケジュールを立てるのに重要なことを紹介します
スケジュールを立てるのに重要なこと
常に体調が万全な方はほぼいないでしょう
体調・調子・不明点の確認などで
予測以上に時間がかかってしまうことがあると思います
例えば書類作成が長引き
火曜日の作業が終わらなかったとします
スケジュールを埋めてしまうと
これに対応できなくなり
残業したりどうにでもなれ効果が働きます
予備日を作る
なので
週に一日だけ予備日を作っておき
予備日を使って、その遅れを取り戻します
このように先手を打て置けば
計画でうまくいかなかった日があっても
対応することができ
どうにでもなれ効果を防ぐことができます
上司にスケジュールを提出する時の注意
この予備日を設定したり
イレギュラーを設定したスケジュールを提出すると
おそらく計画組みなおしを要求されます
それは計画が埋まっているほうが
うまくいくと思っている方
仕事をしていると思っている方が多いからです
計画は分ける
計画再提出の手間をなくすために
提出用と自分用でスケジュールを分けて作成します
提出用はスケジュールを
ぎっちり詰めたスケジュールを作り提出
自分用は提出用のスケジュールに
イレギュラーと予備日を盛り込むのです
提出用のキリのよいところと合わせながら
自分用の計画で仕事を進めていきます
スケジュールの再提出をする時間の無駄を減らすために
提出用と自分用で分けておきましょう
計画の精度をさらに上げる方法
ここからは次の計画を作成する際の精度をあげていく方法として
計画の振り返り方を紹介していきます
まずその日の作業がどのくらい時間がかかったかを
一日を振り返って確認します
自分の一日の作業時間を覚えておき
次の計画作成に活かします
人間は計画を立てるとき
「計画錯誤」という状態になりやすく
細かく計画を作成したつもりでも
実際と楽観的に計画を見積もってしまいます
例えば
30分で終わるだろうと思って計画を作ったら
実際は1時間かかってしまったなんてことが起こるのは
この計画錯誤が原因です
確かに.. 予想以上に時間がかかっちゃうんだよね...
この計画錯誤を防ぐために
一つの作業にどのくらいかかったかを
振り返りスケジュールに記載しておきましょう
作業時間を正確に測る方法
正確に測るなら
スマホのストップウォッチなどで測るのをおすすめします
そしてイレギュラーがあったら
メモに記載しておきましょう
これも次に計画を作成するときに
盛り込む必要があるイレギュラーかどうかを考える
判断材料になります
計画の精度を上げるための最重要項目
それは
週を振り返ることです
これは
どうにでもなれ効果を防ぐためにも
絶対に必要なことです
今週に起きたイレギュラーを確認し
次週に問題がないかを確認します
次週も起きる可能性があるイレギュラーなら
次週の計画に修正を加えます
また
今週遅れが発生した場合どうするかを
次週に盛り込むか予備日にいれるなど
計画を修正しておきましょう
長年リーダーをしている私の上司も
計画がうまくいかず
残業を強要させてきますね
振替をせず、計画に修正を入れてないから
失敗してることに気づかず
どうにでもなれ効果が起きて
その責任を部下に押し付けてるんだろうね
あなたはそんな人間にならないように
計画を振り返り
進んでいる・対応できているという自信をもち
どうにでもなれ効果を防いでいきましょう
まとめ
まずは
今週の計画を作ってみましょう
計画でイレギュラーが発生ときに
何をするかを1つだけ決めてみましょう
始めから月の計画を立てるのは難しいので
まずは1週間分だけ作ってみましょう
今回紹介した方法を使い
イレギュラーの予測や予備日を設定しておけば
計画の失敗を減らすことができます
ぜひ
あなたの仕事やあなたの成長に役立てください
